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Mittelstand und Digitalisierung des Travel Managements:

Weggepixelt?

Ob es um Travel-Management-Systeme, digitale Schnittstellen zu den großen Reiseanbietern oder das Durchsetzen von Preisen geht: Mittelständische Unternehmen müssen sich auch gegen Großunternehmen behaupten, um nicht „weggepixelt“ zu werden. Klappt das? Und wenn ja, mit welchen Strategien?

Weggepixelt?
Das moderne Management von Geschäftsreisen beinhaltet die Abwicklung des kompletten Reiseplanungs-, Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesses für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Ob Flug-, Bahn-, Mietwagen- oder Hotelbuchung, ob Koordination, Abrechnung oder Versicherung: Das Travel Management muss dafür sorgen, dass alles klappt – schnell, störungsfrei, günstig und mit geringem Personalaufwand. Eine enorme Herausforderung.

„Da wir mit rund 2.000 zu organisierenden Reisen pro Jahr die geforderten Mindestumsätze nicht erreichen, haben wir gegenüber den Leistungserbringern kaum Verhandlungsspielraum“, erklärt Brigitte Wolff, Leiterin Reisemanagement bei der bielomatik Leuze GmbH + Co. KG, mit 600 Mitarbeitern ein typisches „KMU“ (kleine und mittlere Unternehmen). „Durch unsere Flexibilität und kurzen Entscheidungswege können wir kleineren Unternehmen diesen Nachteil aber wettmachen! Und viele Leistungsanbieter erbringen auch Sonderprogramme ohne Mindestabnahmeverpflichtung und Malusregelung. So nutzen wir inzwischen nach dem Best-buy-Prinzip Sondertarife und tagesaktuelle Tarife.“ Ein Travel-Management-System setzt Wolff bislang noch nicht ein. Dafür hat sie aber das Barvorschusswesen abgeschafft und eine Firmenkreditkarte eingeführt. Die sieht sie als Grundvoraussetzung für den jetzt bevorstehenden Wechsel von der noch manuellen zur elektronischen Reisekostenabrechnung.

Auch Doris Gellersen, Travel Managerin beim Medizintechnik-Hersteller Weinmann, sieht durch das „verhältnismäßig geringe Gesamtvolumen“ wenig Möglichkeiten, über Sonderraten zu verhandeln. Da sie das Travel Management des Unternehmens (550 Mitarbeiter, Umsatz ca. 86 Millionen Euro) allein betreibt, sind ihre zeitlichen Möglichkeiten begrenzt. Andererseits kann sie „auf Veränderungen schnell, flexibel und mit viel eigenem Entscheidungsspielraum reagieren“. Stolz ist sie auf „zahlreiche Prozessoptimierungen, die schon vor Jahren erfolgte Einführung von Corporate Cards sowie unsere Online-Booking-Engine“. Agenturen nutzt sie nur punktuell, ein gutes Reisebüro hält sie dagegen für „unverzichtbar“.
Florian Jüngert ist für das IT-Beratungsunternehmen NTT Data Deutschland tätig, mit 1.500 Mitarbeitern bereits einer der größeren Mittelständler. In seiner Funktion als Travel Manager schafft er zusammen mit einer Kollegin die Rahmenbedingungen für die Organisation von jährlich rund 25.000 Reisen. „Wir hatten bereits ein web-basiertes Reise- und Buchungstool“, erklärt er. „Die von Mitarbeitern in Reiseanträge eingetragenen Daten mussten wir aber noch manuell in verschiedene Online-Booking-Engines und -Großkundenportale von Bahn oder Flug-, Mietwagen- und Hotelanbietern übertragen.“ Seit 4. Juni ist damit Schluss: „Das neue System Cytric erlaubt uns eine vollständige Systemabdeckung des Reise-, Buchungs- und Abrechnungsprozesses. Die Reisedaten sämtlicher Anbieter inklusive Low-Cost-Anbieter sind für unsere Mitarbeiter auf einer übersichtlich strukturierten Oberfläche direkt sichtbar. Die geben ihre Daten dann direkt ein, und was im System erfasst ist, geht redundanzfrei an die SAP-Reisekostenabrechnung. Die Bezahlung von Reiseleistungen erfolgt dann per Company-Account.“

Matthias Müller ist Corporate Travel Manager der MTU Friedrichshafen – mit knapp 7.000 Mitarbeitern allein in Deutschland. „Sicherlich gehören wir zu den größeren Unternehmen“, erklärt Müller, der jährlich mit einem Team von neun Mitarbeitern (inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnungsstelle) 23.000 Reisevorgänge betreut. „Unsere gewachsenen Strukturen sind aber eher mittelständisch. Wir steuern von der Planung über das Travel Management bis hin zur Reisekostenabrechnung den kompletten Reiseprozess. Die Digitalisierung rundet diesen Prozess dann ab.“ Dafür nutzen Müller und seine Kollegen das SAP-TM-Modul – im Rahmen der bei der Unternehmensmutter Tognum vorhandenen SAP-Archivierungssoftware. „Die Archivierung aller Daten erfolgt dann im Finanzbuchhaltungsmodul von SAP. Das ist im Verbund sinnvoll, auch mit Blick auf Endkunden-Abrechnungen.“

„Weggepixelt“? Von wegen! Ist die Bereitschaft zu Flexibilität und konsequentem Informationsaustausch gegeben, wissen sich mittelständische Unternehmen sehr wohl zu behaupten – auch gegen „große Konkurrenz“.


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