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Mit Technologie zur Ertragssicherung

Was? Sie lassen Ihre Reisekosten noch genehmigen?

Reisebudgets sind knapp geworden. Wo alle Kosten auf dem berühmten Prüfstand stehen, muss kontrolliert und genehmigt werden. Oder auch nicht: Es gibt gute Gründe, gerade in strengen Zeiten auf Genehmigungsverfahren zu verzichten – mit der richtigen Technologie.

Was? Sie lassen Ihre Reisekosten noch genehmigen?
Für die Redaktion der Wochenzeitung „Die Zeit“ galten Ende der 80er-Jahre sehr einfache Reiserichtlinien: Wer interkontinental auf Recherchereise gehen wollte, brauchte die Zustimmung der Chefredaktion, Reisen innerhalb Europas genehmigte die Ressortleitung, für innerdeutsche Fahrten musste niemand gefragt werden – das Sekretariat buchte einfach. So zumindest wurde es damals während der Redaktionsführungen berichtet.

Ein einfaches System, das sich durch schlanke Prozesse auszeichnete, allerdings ganz offensichtlich eher auf eine gewisse Deckelung setzte als auf durchgehende Kostenkontrolle. In den meisten Unternehmen wäre dieses Modell heute nicht mehr möglich. Zu eng sind die Budgets, zu hoch die Anforderungen an das Travel Management, einen Beitrag zur Ertragssicherung zu leisten.

Dazu hat die zunehmend flexible Technologie der Reiseanbieter erheblich beigetragen. Für dieselbe Leistung sind stark unterschiedliche Preise möglich: durch ständige Flugpreisänderungen nach dem Modell der Low Cost Carrier, Sparpreis-Kontingente der Deutschen Bahn, die je nach erwarteter Nachfrage von Zug zu Zug anders austariert sind, und Prepayment-Tarife der Hotels, bei denen die Bezahlung im Moment der Buchung fällig wird. Zudem liegen tagesaktuelle Preise oft unter den mühsam ausgehandelten Firmentarifen. Travel Manager, die auf dieser Klaviatur spielen wollen, kommen um ein Instrument der Kostenkontrolle nicht herum: Sie müssen sicherstellen, dass die Reisenden den günstigsten verfügbaren Preis buchen.

Der Chef entscheidet

Viele Unternehmen entscheiden sich dabei für die eine Methode, die sich über Jahrzehnte bewährt hat: die Reise-Genehmigung vor der Buchung via Reiseantrag. Wenn der Vorgesetzte jeden Reiseplan vorgelegt bekommt, kann er persönlich dafür sorgen, dass niemand über die Stränge schlägt. Eingespielte technische Systeme zum Beispiel von SAP oder Mobile Expense unterstützen diese Strategie.

Das klingt gut, hat aber seine Tücken. Denn abgesehen davon, dass jede Genehmigung auf höherer Ebene hoch bezahlte Zeit bindet, spiegelt dieses Vorgehen eine Präzision vor, die es nicht gibt – der Vorgesetzte entscheidet nicht auf Basis konkreter Daten, sondern mit Hilfe einer Schätzung. Wie genau der Preis aussieht, stellt sich erst mit Aufnahme der konkreten Reiseplanung heraus.

Natürlich ist es auch möglich, diese Entscheidung auf der Basis echter Daten zu fällen. Geschäftsreiselösungen wie Amadeus e-Travel Management spielen konkrete Buchungsmöglichkeiten in den Genehmigungsprozess. Der Vorgesetzte bekommt ein realistischeres Bild der Optionen.

Der Chef ist ersetzbar

Die Genehmigung tatsächlich verfügbarer Flugtarife setzt allerdings zwei Dinge voraus. Erstens muss der Genehmiger erreichbar sein. Das lässt sich durch elektronische Prozesse und Apps hinreichend sicherstellen, setzt aber voraus, dass die notwendigen mobilen Endgeräte im Einsatz sind und der Genehmiger nicht zum Flaschenhals wird, weil er zu selten auf die eingegangenen Benachrichtigungen schaut. Zweitens kann der zu genehmigende Tarif kein Low-Cost-Carrier-Flugtarif sein, weil Tickets für diese Fluggesellschaften grundsätzlich sofort ausgestellt werden.

Und nun? Chefs sind hier ersetzbar! Die Entscheidungskraft der Genehmiger lässt sich relativ einfach outsourcen. Statt des Vorgesetzten oder des Travel Managements entscheidet allein die Geschäftsreiselösung, über die die Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen, ob ein Reiseplan in Ordnung ist oder nicht. Dazu müssen die Lösungen in der Lage sein, auch ausgefeilte Reiserichtlinien abzubilden und nur Buchungen zuzulassen, die diesen Richtlinien entsprechen: die sich also an die vorgesehenen Serviceklassen halten, die bevorzugten Leistungsträger oder den niedrigsten Preis umfassen. „Wo nur das angezeigt wird, was den Vorgaben entspricht, können Reisende gar nichts anderes buchen“, sagt Bernd Schulz, Geschäftsführer von Amadeus Germany und ausgewiesener Travel-Management-Experte.
Klassische Genehmigungsverfahren sind dann nur noch in Ausnahmefällen nötig. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, Mitarbeitern vor wichtigen Terminen die Business Class zu erlauben, damit sie ausgeruht ankommen. Oder die Abwägung zwischen Reisepreis und Reisezeit legt den teureren Flug nahe, der zeitraubendes Umsteigen vermeidet. Intelligente Geschäftsreisesysteme wie Amadeus e-Travel Management bieten über die angewandten Buchungsrestriktionen hinaus die Möglichkeit der Mehrkostenbewilligung. Das heißt: Genehmigt werden muss nur dort, wo tatsächlich eine Abwägung im Sinne des Unternehmens gefragt ist, also eine echte Management-Entscheidung.

Gute Systeme sind außerdem in der Lage, auch neue Anforderungen zu integrieren. Beispielsweise stellt die Aufsplittung klassischer Flugtarife in Basispreise mit Zusatzoptionen ganz neue Herausforderungen an die Vergleichbarkeit von Flugpreisen. Die wachsende Palette an Zusatzangeboten (Ancillary Services) von Check-in-Gepäck über Extra-Beinfreiheit bis zum Lounge-Zugang erfordert neue Richtlinien, was wann gebucht werden darf und was nicht. Diese Richtlinien können dann wiederum in Amadeus e-Travel Management sukzessive abgebildet werden.

Das heißt: Funktionierende Genehmigungen sind letztlich eine Frage funktionierender Reiserichtlinien. Wie die aussehen, lässt sich hier allerdings erst in der nächsten Ausgabe erörtern – der Artikel muss noch vom Management genehmigt werden.


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