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Business-Trip XXL:

Was geht?

Laut Egencia-Business Travel Report verlängern auf Geschäftsreisen 16 Prozent aller Business-Traveller ihren Aufenthalt – unter anderem um Freunde zu treffen oder Sightseeing zu betreiben. Rechtliche, steuerliche und versicherungstechnische Fragen sollten dabei unbedingt geklärt sein.

Was geht?
Geschäftsreisen sind „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten". Dass sich dieser Anlass auch um private Annehmlichkeiten erweitern lässt, steht außer Zweifel: Computermesse-Besuch in Las Vegas, abgerundet mit einer Casino-Tour und Stadtbesichtigung? Fünftägiger Geschäftstrip nach Barcelona, verlängert auf eine Woche? Die Familie reist an, um die letzten Tage gemeinsam zu genießen? Möglichkeiten gibt es viele – ob man alle nutzt, sollte auch eine Frage der Akzeptanz bei Kollegen und Vorgesetzten sein: Den Job regelmäßig zum Sprungbrett in die Freizeit zu verwenden, dokumentiert nicht gerade übermäßiges Engagement für das eigene Unternehmen.

Arbeitsrecht: Recht trifft Pflicht

Wie die Arbeitszeit sowie anfallende Überstunden und Spesen auf Reisen abgerechnet werden, halten Unternehmen in ihren individuellen Reiserichtlinien fest. Will ein Arbeitgeber die Verbindung von Geschäftsreisen und privaten Interessen strikt unterbinden, sollte er Entsprechendes in diesen Richtlinien festschreiben. Fehlen entsprechende Regelungen, sollten Mitarbeiter ihre Shopping- oder Urlaubsambitionen offen mit dem Arbeitgeber besprechen – und, um Irritationen zu vermeiden, entsprechende Vereinbarungen schriftlich festhalten. Streitfälle regelt das Bundesangestelltengericht. Ein Beispiel: BAG, Az. 9 AZR 519/05 bestimmt, dass Reisezeiten sogar als Ruhe-, und nicht als Arbeitszeit (BAG, Az. 9 AZR 519/05) anzusehen sind, wenn der Mitarbeiter seinen Laptop während der An- oder Abreise, zum Beispiel in der Bahn, geschlossen lassen kann und er also die Wahl hat, berufliche E-Mails zu beantworten oder aber ein privates Buch zu lesen.

Steuern versus Werbekosten

Nach Grundsatzentscheidungen des Bundesfinanzhofes (BFH) von 2009 steht fest: Steuerlich absetzbar sind bei gemischt veranlassten Reisen die betrieblich beziehungsweise beruflich veranlassten Teile der Reisekosten. Im Regelfall ist damit also eine Aufteilung der Reise nach beruflichen (oder betrieblichen) und privaten zeitlichen Anteilen sachgerecht. Allerdings darf dabei das Private das Betriebliche „nicht weitaus überwiegen". Entsprechend wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation des Reiseablaufes, beispielsweise mit Flugtickets und Seminarbescheinigungen.

In der Pflicht ist auch der Arbeitgeber: Er sollte von seinen Angestellten eindeutige Transparenz bei der Trennung von beruflich und privat bedingten Kosten verlangen bzw. festschreiben. Stichworte sind hier die gesondert auszustellenden Rechnungen für Hotel, Restaurant und Mietwagen. Für privat veranlasste Kosten ist die Firmenkreditkarte definitiv tabu. Akzeptiert das Finanzamt bereits geltend gemachte Betriebskosten nicht, bleibt der Arbeitgeber schnell auf den entsprechenden Kosten sitzen. Die Reisekostenvergütung ist bei der Verbindung von dienstlichen mit privaten Reisen so zu bemessen, als hätte nur die Dienstreise stattgefunden.

Sicher ist sicher

Reisen bergen Risiken. Weil neben der Berufsgenossenschaft insbesondere der Arbeitgeber für die meisten Schäden auf Dienstreisen aufkommen muss, schließt der meist Zusatzversicherungen ab. Auch die gelten allerdings überwiegend nur für die Arbeitszeit, beispielsweise beim Besuch von Kunden, Fachmessen oder Geschäftspartnern. In der privat verbrachten Zeit, egal ob auf Stadttour, am Strand oder im Café, haftet dagegen der Mitarbeiter selbst.

„Dieses Grundprinzip des, genau wie zu Hause...’ beschreibt auch das Haftungsverhalten der Berufsgenossenschaft“, erläutert Rainer Elsmann, Direktionsbeauftragter der Dr. Walter GmbH, Versicherungsmakler in Neunkirchen-Seelscheid. „Es gibt jedoch Grauzonen, und es kommt auch zu überraschenden Urteilen. Geht es beispielsweise per Leihwagen drei Tage nach Paris zur Messe und wird das Wochenende privat drangehängt, sollte man unbedingt Absprachen mit seinem Arbeitgeber getroffen haben. Kommt es dann zum Unfall, wird der Arbeitgeber in aller Regel etwaige Schäden mit den entsprechenden Versicherungen abdecken und das nicht groß diskutieren. Arbeitgeber sollten längere Auslandsaufenthalte ihrer Mitarbeiter auch gegenüber der Berufsgenossenschaft bekanntgeben.“

„XXL-Trip“? Vorsorge und klare Absprachen sind angeraten!

...und das sagt der Anwalt

Dieter Koeve, Rechtsanwalt in Bad Homburg v.d. Höhe, beantwortete futuremynd einige knifflige Fragen: Wie sieht es eigentlich mit dem Versicherungsschutz aus?
Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz wird nur bei sogenannten „betrieblichen Verrichtungen“ gewährt, wenn also der Mitarbeiter für sein Unternehmen beruflich tätig ist. Endet die Geschäftsreise und beginnt die private Urlaubsreise, liegt auch keine versicherte Tätigkeit mehr vor. Wird der Urlaub lediglich eingeschoben und nimmt der Mitarbeiter danach weitere berufliche Termine wahr, „lebt“ der Versicherungsschutz wieder auf. Kein Versicherungsschutz besteht hingegen bei Incentive-Reisen für Mitarbeiter und bei dem Besuch einer privaten Veranstaltung während einer Geschäftsreise, so das Bundessozialgericht. Reist der Mitarbeiter nach seinem Urlaub wieder zurück und erleidet hierbei einen Unfall, wird dies in der Regel wohl nicht als Wegeunfall eingestuft, wenn er in seine Privatwohnung zurückkehrt; die Abgrenzung ist im Einzelfall recht schwierig. Deshalb sollte der Mitarbeiter darauf achten, dass der Unfallschutz über eine betriebliche Gruppenunfallversicherung auch für diese Grenzfälle abgedeckt wird.

Ein Business Traveller verlängert seinen Dienstaufenthalt um fünf Tage, sein Rückflug fällt dadurch auf einen Urlaubstag. Arbeits- oder Urlaubstag?

Auch hier gilt die Trennung zwischen Dienstlichem und Privatem. Hängt er fünf Urlaubstage dran, ist die Rückreise als Urlaubstag zu werten, wenn die Rückreise zu seiner Privatwohnung erfolgt. Nimmt er beruflich veranlasst einen neuen Termin wahr und muss zu diesem Termin anreisen oder seine Rückreise ändern, gilt dies dann als Arbeitstag.

Gibt es im oben genannten Bereich viele arbeitsrechtliche Problemfälle?

Eigentlich nicht. Ein verständiger Vorgesetzter wird einem Mitarbeiter einige Urlaubstage bewilligen, wenn der Mitarbeiter andererseits viel reist, was ja auch eine Belastung sein kann. Probleme entstehen immer erst dann, wenn etwas „passiert“, das heißt, wenn der Mitarbeiter während des Kurzurlaubs einen Sportunfall erleidet oder zum Beispiel berufliche Unterlagen gestohlen werden, die ihn daran hindern könnten, wieder rechtzeitig die Heimreise anzutreten. In solchen Fällen ist zu empfehlen, dass der Mitarbeiter umgehend Kontakt mit seinem Vorgesetzten aufnimmt, um die Situation zu klären.

Dieter Koeve
Rechtsanwalt Dieter Koeve studierte von 1977 bis 1984 Rechtswissenschaft und Ethnologie in Frankfurt am Main und Zürich. Das Referendariat absolvierte er von 1984 bis 1987 in Konstanz und legte in Stuttgart das 2. Staatsexamen ab. Seit 1987 ist RA Koeve als Rechtsanwalt zugelassen und war in Konstanz, Zürich, München und Frankfurt am Main tätig. Seit 1993 betreibt er als Partner der Koeve + Koeve Rechtsanwälte seine eigene Kanzlei in Bad Homburg. Die Kanzlei ist wirtschaftsrechtlich ausgerichtet und betreut kleinere und mittlere Unternehmen, Berufsverbände und Vereine sowie einige Großunternehmen im Bereich Wirtschafts- und Gesellschaftsrecht. Die Kanzlei deckt einige Spezialgebiete ab, darunter die Betreuung von Unternehmen im Bereich der Geschäftsreise. RA Koeve ist seit langen Jahren Justitiar des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. und seit 2010 Lehrbeauftragter an der FH Worms für den Studiengang „(MBA) Business Travel Management“.

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