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Veranstaltungen buchen:

Verhandeln lohnt sich

Wer Veranstaltungen bucht, trifft heute in aller Regel auf hochprofessionelle Geschäftspartner. Wie man kalkuliert, wissen die genau. Worauf ist zu achten? Und wie lassen sich vorhandene Möglichkeiten der Preisreduzierung ausloten?

Verhandeln lohnt sich
Veranstaltungen sind in vielen Betrieben auch heute noch eine Art „Black Box“: So gut wie jedes Unternehmen beschäftigt sich damit, aber keines weiß so recht, wie viel Umsatz sich dahinter verbirgt und nach welchen Kriterien Veranstaltungen funktionieren. Das wissen auch die Veranstaltungsagenturen und machen sich diesen Umstand – oft genug zum Nachteil ihrer Kunden – zunutze.

Während der Bereich des Geschäftsreisemanagements in den Unternehmen schon seit Jahren mit Reiserichtlinien definiert und strukturiert ist, stochern die mit der Veranstaltungsplanung beauftragten Mitarbeiter häufig noch im Nebel. In den meisten Unternehmen existiert zwar eine Einkaufsrichtlinie, doch die Möglichkeiten der direkten Anwendung auf den Veranstaltungsbereich erweisen sich immer wieder als begrenzt.

Unternehmen sind deshalb gut beraten, sich mit dem Bereich näher zu befassen. Zunächst sollte eine Analyse erfolgen, wie viel Geld überhaupt in Veranstaltungen fließt. Um diesen Aufwand zu ermitteln, gibt es eigentlich nur einen Weg: die manuelle Prüfung der Kreditorenliste auf veranstaltungsrelevante Umsätze. Da in den meisten Unternehmen Veranstaltungsdienstleistungen per Rechnung bezahlt werden, ist dies die einzig verlässliche Quelle. Zur Liste möglicher veranstaltungsrelevanter Kreditoren zählen insbesondere Hotels, Beförderungs-unternehmen, Caterer, Künstler, Technik- und Security-Dienstleister, aber auch GEMA und Künstlersozialkasse.

Sobald die Umsatzzahlen im Bereich Veranstaltungen vorliegen, lassen sich erste Maßnahmen ergreifen. Synergien erzielt beispielsweise, wer das Volumen von Individual- und Gruppenübernachtungen in Hotels in einem gemeinsamen Rahmenvertrag zusammenführt. Ein entsprechender Rahmenvertrag sollte speziell auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens abzielen. Basics wie Stornofristen inklusive Last-Minute-Stornos, Depositregelungen und Zahlungsabwicklung sollten enthalten sein. So ist es beispielsweise nicht einzusehen, wenn ein Deposit in nicht unerheblicher Höhe mehrere Monate im Voraus zu entrichten ist, vom Hotel aber weder verzinst noch durch eine Bankbürgschaft abgesichert wird.

Unternehmen sollten sich auch des Prozesses rund um Planung, Buchung, Abwicklung und Bezahlung annehmen: Implementieren Sie eine Veranstaltungsrichtlinie, die strukturiert den gesamten Veranstaltungsablauf darstellt – von der Planung bis zur Abrechnung. Arbeiten Sie hierbei verbindlich mit Checklisten, damit jederzeit Transparenz über den jeweiligen Stand der Planung bzw. Realisierung herrscht. Auch rund um das Thema „Compliance“ hilft ein entsprechender Überblick, unabsichtliche Verstöße gegen Regeln und Auflagen zu vermeiden. Negative Auffälligkeiten können sich schließlich auch in der medialen Berichterstattung wiederfinden – und so den Ruf eines Unternehmens negativ beeinflussen.

Bei der Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen gilt es, Besonderheiten zu beachten: Verpflichten Sie beispielsweise Ihre Agentur dazu, immer im Namen und auf Rechnung Ihres Unternehmens aufzutreten. Dadurch lässt sich gewährleisten, dass Ihr Auftragsvolumen in Hotels und bei anderen Leistungserbringern auch als das Ihre – und nicht als das der Agentur – erkannt wird.
Schließen Sie sämtliche Verträge auf Netto-Basis ab – also ohne Vermittlungs- oder Superprovision für die Agentur. Die Agentur sollte direkt von Ihnen mittels einer separaten Vergütung bezahlt werden. Achten Sie bei dieser Vergütung jedoch darauf, dass diese nicht umsatzbezogen ist. Anderenfalls würde die Agentur prozentual anteilig umso besser verdienen, je höher der Gesamtumsatz ausfällt. Wenn am Abend an der Hotelbar großzügig auf Kosten der Firma getrunken wird und die entsprechend aufgeblähte Abrechnung über die Agentur läuft, bleibt der Mehrwert auf der Strecke! Weiterführende Informationen finden Sie unter www.vdr-service.de

Ganz kurz: Zehn Erfolgskriterien

    • Veranstaltungsumsatz im Unternehmen ermitteln und auf Synergieeffekte prüfen.
    • Mit Hotels Rahmenverträge für den Individual- und Gruppenbereich schließen. Regelung von Zahlungsabwicklung, Deposit- und Stornobedingungen (inkl. Last-Minute-Storno) im Sinne des Auftraggebers.
    • Depositzahlungen vermeiden. Wenn unmöglich: auf Verzinsung bestehen sowie auf eine Bankbürgschaft seitens des Hotels oder Veranstalters.
    • Veranstaltungsrichtlinie formulieren: Alle Mitarbeiter sollen wissen, wie und unter welchen Bedingungen sich eine Veranstaltung realisieren lässt.
    • Checklisten entwickeln und nutzen.
    • Verträge mit Leistungserbringern immer auf Netto-Basis schließen.
    • Die Veranstaltungsagentur dazu verpflichten, immer im Namen und auf Rechnung des beauftragenden Unternehmens aufzutreten.
    • Veranstaltungsagentur nicht umsatzbezogen bezahlen.
    • In jeder Phase der Planung und Realisierung für Transparenz und Einhaltung rechtlicher Regelungen sorgen.
    • V-KON Veranstaltungsbuchung nutzen: VDR-Mitglieder profitieren bei Buchungsservice24, einem Online-Anbieter für die Veranstaltungsbuchung, von Sonderkonditionen.

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