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REISERICHTLINIEN ALS TEAMWORK

So werden Sie Joachim Löw

Fußball-Bundestrainer Joachim Löw weiß ganz genau, wie viele Co-Trainer er hat – nämlich rund 80 Millionen. Genauso weiß jeder Travel Manager, auf wie viele Berater er zählen darf: auf alle Reisende des Unternehmens. Eindeutige und nachvollziehbare Reiserichtlinien sind daher ein wichtiges Instrument, um die Mannschaft auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören.

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Auch das teilt ein Travel Manager mit dem Bundestrainer: Er ist nicht immer beliebt. Es muss die Reisenden dazu bringen, das zu buchen, was sie sollen. Und nicht unbedingt das, was sie eigentlich möchten oder persönlich für besser halten.

Mit beidem haben Reiseverantwortliche zu rechnen. Für viele Reisende spielen beispielsweise die Prämien der Vielfliegerprogramme eine so große Rolle, dass sie sehr genau wissen, welche Fluggesellschaft das Unternehmen bevorzugen sollte – die, bei der sie Meilen oder Punkte sammeln. Andere Reisende haben das Wohl des Unternehmens im Blick und klopfen immer mal wieder beim Travel Management an, um auf vermeintlich günstige Angebote hinzuweisen, die sie im Internet oder auf Werbetafeln gesehen haben.

Sie alle muss das Travel Management in die rechten Bahnen weisen. Ihm geht es nicht um das Meilenkonto der Mitarbeiter, sondern um Preis-Obergrenzen oder gute Rahmenverträge für das Gesamtunternehmen. Und nicht um einzelne Kampfpreise von Low-Cost-Carriern, sondern um Tarife, deren Regeln den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und deren Buchung in die Prozesse passt.

Was erlaubt ist, wird in Reiserichtlinien festgelegt. Reiserichtlinien regeln eine Vielzahl von Dingen, Prozesse der Reisekosten-Abrechnung, Fragen der Versicherung und der Devisenbeschaffung – und eben auch, wer zu welchem Preis mit welcher Fluggesellschaft und in welcher Serviceklasse fliegen darf. Eine gut gemachte Reiserichtlinie ist wie ein verständliches Trainingskonzept: Jeder Spieler versteht, worum es geht, was er darf, was er nicht darf und wann er im Abseits steht.

Eine Frage der Darstellung

Die reine Richtlinie aber bringt das Unternehmen noch nicht weiter. Zum einen lässt eine Regel auf dem Papier immer Interpretationsspielraum. Zum anderen bedeutet der Erlass von Richtlinien noch nicht, dass sie auch eingehalten werden. Die Frage, wie Richtlinien im Unternehmen dargestellt werden, ist daher mindestens genauso wichtig wie die Regel selbst.

Gute Online-Geschäftsreiselösungen erlauben nicht nur Buchungen selbst, sondern Buchungen unter Berücksichtigung von Reiserichtlinien.

Das Travel Management kann in verschiedenem Maße streng vorgehen. Für eine Flugbuchung erlaubt eine „lowest fare rule“ alle Carrier und alle Tarife, solange eine bestimmte Preisvorgabe eingehalten wird. Die Reisenden bekommen das gesamte Marktangebot vorgelegt. Restriktiver handelt, wer den Reisenden zwar das ganze Angebot zugänglich macht, aber nur bestimmte Fluggesellschaften zur Buchung erlaubt. Und ganz strenge Travel Manager lassen die Reisenden nur sehen, was sie auch buchen dürfen.

Je strenger also die Einstellungen, desto stärker schränkt das Travel Management den Interpretationsspielraum ein, was erlaubt ist und was nicht, und desto weniger werden die Mitarbeiter in Versuchung geführt, doch dem Ruf ihrer Vielfliegerkarte zu folgen.

Offenheit zahlt sich aus

Trotzdem gibt es gute Gründe, offen mit dem Flugangebot umzugehen und die Auswahl nicht auf das Erlaubte zu beschränken. Wer seinen Reisenden alle Tarife zeigt und die erlaubten markiert, der zeigt auch, dass er gut verhandelt hat (falls er gut verhandelt hat) – dann nämlich, wenn die Konditionen der verhandelten Tarife sichtbar besser sind als die von Billigtarifen. Das stiftet Vertrauen und vermeidet den Eindruck, auf der anderen Seite der Buchungsmaschine sei der Rasen grüner.

Sollte ein Mitarbeiter dennoch einen Preis entdecken, der günstiger ist als die erlaubten, so muss das nicht unbedingt einen Fehler des Travel Managements bedeuten. Ganz im Gegenteil: Auch hier kann die Reisestelle offen argumentieren, dass die verhandelten Tarife mit ihren besseren Bedingungen ihr Geld wert sind, während ein Niedrigpreis durch seine geringe Flexibilität Prozesskosten erzeugen kann, die über die Ersparnis hinausgehen.

Aber auch damit ist der Prozess, Reiserichtlinien durchzusetzen, noch nicht abgeschlossen. Denn wer die Seitenlinie bewusst durchlässig macht, muss damit rechnen, dass sie übertreten wird, bewusst oder unbewusst. Deshalb sind Sanktionen das dritte wichtige Element neben den Richtlinien selbst und ihrer Darstellung.

Auch hier gibt es Eskalationsstufen. Die einfachste Möglichkeit ist die Kontrolle über das Reporting, also im Nachhinein. Das bedeutet in vielen Fällen, Mehrausgaben zu akzeptieren, weil das Flugticket bereits abgeflogen, schon ausgestellt oder nicht mehr umbuch- oder stornierbar ist. Zweitens ist eine sofortige Sanktion möglich. Die Regelübertretung wird angezeigt, das Travel Management kann sich sofort darum kümmern und entweder die Mehrkosten zulassen, weil es einen guten Grund gibt, oder eine Umbuchung veranlassen.
Am sichersten sind Genehmigungsverfahren: Jede geplante Buchung wird dem Travel Management vorgelegt, das selbstverständlich nur regelkonforme Anfragen oder wohlbegründete Ausnahmen durchlässt. Sie sind aber auch sehr aufwändig und trotz aller Technik die unflexibelste Variante. (Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Beitrag „Was? Sie lassen Ihre Reisekosten noch genehmigen?“.)

Wie überall gibt es keine ideale Strategie. Jedes Travel Management muss für sein Unternehmen entscheiden, wie die Reiserichtlinien aussehen sollen, wie sie dargestellt und wie Übertretungen sanktioniert werden. Die richtige Technik erleichtert diese Aufgaben erheblich.

Amadeus e-Travel Management als zentrales Buchungstool, das die Reisenden selbst, das Reisebüro und das Travel Management verknüpft, steht für die zentrale Erstellung, Verwaltung und Kontrolle von Reiserichtlinien. Der Amadeus Policy Arranger, eine browser-basierte grafische Nutzeroberfläche ermöglicht das effektive Management von Reiserichtlinien innerhalb der Firmen- oder Reisebürostruktur. Der Amadeus Travel Preference Manager verarbeitet auf intelligente Art und Weise die Präferenzen der Reisenden.

Letztlich geht es um Geld. Es gehört zu den Aufgaben heutiger Travel Manager, durch Senkung der Reisekosten zur Gewinnmarge des Unternehmens beizutragen. Das Travel Management muss seine Co-Trainer auf das gemeinsame Ziel einschwören wie Spieler. Und wer Tore schießt, hat Recht.
Rob Wilson/shutterstock.com