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Herausforderung Travel Management:

Kommunizieren – statt verwalten

Travel Manager haben ein vielschichtiges Aufgabengebiet. Vor allem aber haben sie eine Zielgruppe: die Reisenden in dem von ihnen betreuten Unternehmen! Was erwarten die eigentlich? Und mit welchen Instrumenten lassen sich die Erwartungen reisender Mitarbeiter bestmöglich erfüllen? Pures Verwalten fällt eindeutig durch!

Kommunizieren – statt verwalten
Travel Manager müssen jede Menge Informationen vermitteln. Damit ihre Kommunikation die gewünschte Wirkung erzielt, bedarf es geeigneter Kommunikationswege und -instrumente. Wenngleich in jedem Unternehmen individuelle Herausforderungen zu bewältigen sind, entscheiden dennoch zentrale Faktoren über den kommunikativen Erfolg. Im Mittelpunkt stehen dabei drei Fragen: Was will ich erreichen? Was will ich vermitteln? Und was hat meine Zielgruppe davon?

Echten Mehrwert kann allerdings nur bieten, wer den Informationsbedarf und die Erwartungen seiner Zielgruppe kennt. Plant ein Unternehmen ein neues Produkt oder eine Werbekampagne für eine Produkteinführung, ist es selbstverständlich, vorab genauestens das Mediennutzungsverhalten der Zielgruppe sowie deren Interessen und Einstellungen zu analysieren. Ähnliche Informationen braucht auch der Travel Manager: Welche Erwartungen stellen die Reisenden an das Travel Management und die Kommunikation? Welche Inhalte sind für sie relevant? Über welches Medium und wie aufbereitet erreichen Inhalte die Reisenden am besten? Nur wer die Erwartungen seiner Zielgruppe kennt, kann sie auch erfüllen!

Umfassende Zufriedenheit mit der Leistung des Travel Managers ist beispielsweise ein legitimes Ziel. Wichtig ist also der frühzeitige Austausch mit den Reisenden: Was läuft gut? Wo drückt der Schuh? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Derlei interne Recherche hilft, die Bedürfnisse der Zielgruppe zu erfahren – und damit auch die eigene Zielsetzung des Travel Managers zu justieren.

Erfolgreiche Kommunikation stiftet Nutzen: Oft geht es vor allem darum, Informationen verständlich bereitzustellen. Beispielsweise schafft die Kommunikation Klarheit über vereinbarte Strukturen und Prozesse und sorgt damit für Sicherheit und effiziente Abläufe. Wenn Buchungen reibungslos funktionieren und Fehlerquellen bei der Reiseplanung auf ein Minimum reduziert werden, können Reisende ihre Zeit optimal einsetzen. Manches Mal geht es auch darum, den internen Dialog konstruktiv zu gestalten – oder erst einmal dazu anzuregen. In beiden Fällen müssen Wege gefunden werden, die Vernetzung ermöglichen und zum Austausch anregen. Wichtig ist es auch hierbei, immer den potenziellen Mehrwert für die Dialog-Teilnehmer zu bedenken. Und bevor neue Instrumente mit entsprechendem Aufwand initiiert werden, sollten die bestehenden konsequent auf erweiterte Nutzungsmöglichkeiten überprüft werden.

Ist im Unternehmen eine Kommunikationsabteilung vorhanden, so sollte das Travel Management mit ihr den Schulterschluss suchen. Einerseits gilt es, Themen fachspezifisch aufzubereiten, andererseits soll sie jeder verstehen und empfangen können, wenn sie ihn betreffen. Ein Beispiel: Ist das Thema Nachhaltigkeit für ein Unternehmen wichtig, so lässt sich durchaus auch in einem Mitarbeitermagazin darüber berichten, was das konkret für den Bereich Geschäftsreise bedeutet! Zugleich eine willkommene Gelegenheit, hier aktuelle Informationen aus dem Travel Management zu integrieren. Doch natürlich kann auch ein abteilungseigener Newsletter oder ein Mailing mit einem Überraschungseffekt die geeignete „Verpackung“ sein.

Hat man all das beherzigt und umgesetzt, sollte man Wirkungen überprüfen. Die Bitte um Rückmeldung – positive wie negative – ist allemal erlaubt. Schließlich soll die Kommunikation rund ums Travel Management immer besser funktionieren!

Fünf Wege zur erfolgreichen Kommunikation

    • Konkretisieren Sie, welches Ziel Sie mit Ihrer Kommunikation erreichen wollen.
    • Richten Sie Ihre Kommunikation an den Erwartungen und Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe(n) aus.
    • Weniger ist manchmal mehr – stiften Sie mit Informationen Sinn: Was bringt dem Empfänger und dem Unternehmen echten Nutzen?
    • Verwenden Sie bereichsübergreifende Informations- und Kommunikationstools – für Ihre sinnvollen Informationsziele.
    • Auch für Servicebereiche gilt: Positiv und plakativ überraschen ist erlaubt.

Aus der Praxis für die Praxis

Auf der VDR-Frühjahrstagung am 19. April 2012 veranschaulichten Tina Buhrmester (Festo AG), Kerstin Klee (Webasto SE) und Anja Schaper (E.ON AG) als Verantwortliche für das Travel Management, worauf es in ihren Unternehmen bei der Kommunikation mit den Reisenden ankommt:

    • Regelmäßige Rückkopplungsmöglichkeiten schaffen.
    • Umfassend und zielgruppenspezifisch über reiserelevante Themen informieren, ohne die Adressaten zu überfrachten.
    • Nutzung mobiler Services dort, wo es sinnvoll und effizient ist.
    • Einsatz des Push-Betriebs bei reisespezifischen Informationen, um situationsbedingt zu informieren.
    • Klar strukturierte Seiten und die Möglichkeit für Buchende und Reisende, sich aktiv für Newsletter zu bestimmten Themen an- oder abzumelden, helfen, die Kommunikation auf die Informationsbedürfnisse der Zielgruppe abzustimmen.
    • Förderung des direkten Dialogs im Sinne eines systematischen und strukturierten Austauschs – vom persönlichen Gespräch mit Einzelnen über Schulungsangebote für neue Mitarbeiter bis hin zu regelmäßigen Runden mit sogenannten Key Usern.

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