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Kostensenkung und Reiserichtlinien:

Gefragt sind Regeln – und Einfühlungsvermögen!

Unternehmen und deren Mitarbeiter sind heute mobiler denn je. Verständlich, dass auch bei Geschäftsreisen der vielzitierte „Return on Invest“ immer wichtiger wird. Um die Mobilitätskosten dauerhaft im Griff zu behalten, bedarf es stringent formulierter Reiserichtlinien. Doch dabei gilt es so einiges zu beachten.

Gefragt sind Regeln – und Einfühlungsvermögen!
Andrea Zimmermann
Inhaberin und Freie Beraterin
btm4u
 
Telefon: +49 (0)6151 953 237
Telefax: +49 (0)6151 953 238
E-Mail: az@btm4u.de
 
Adresse: www.btm4u.de
 
 
Gefragt sind Regeln – und Einfühlungsvermögen!
btm4u, Inhaberin und Freie Beraterin
Der Ansatz, Mitarbeiter zu eigenverantwortlicher Kostenreduzierung beziehungsweise -sensibilität zu motivieren, erweist sich meist nur in kleineren Unternehmen als erfolgreich. Die Folge: Je anonymer und größer ein Unternehmen, desto deutlicher und härter sind meist auch die regulativen Vorgaben – verbunden mit entsprechend hohem Aufwand hinsichtlich entsprechender Überprüfungen.

Zum Fundament jedes strategischen Travel- und Mobilitätsmanagements in Unternehmen gehören deshalb sauber formulierte Reiserichtlinien. Unter anderem dienen sie dazu, alle Mitarbeiter über die geltenden Regeln zu informieren. Darüber hinaus sollen sie die Mitarbeiter aber auch überzeugen, neu eingeschlagene Wege überzeugt mitzugehen.

Das leisten gute Reiserichtlinien

  • bilden den arbeitsrechtlichen Rahmen
  • übersetzen die gesetzlichen Vorgaben in verständliche Sprache
  • enthalten Verhaltensregeln und geben Tipps für die Recherche, Buchung und Abrechnung und sind somit ein Leitfaden für Reisende
  • berücksichtigen Themen wie Sicherheit, Fürsorge und Umweltschutz
  • erzielen im Falle der Durchsetzung dauerhafte Kostenreduzierungen
  • sind Grundlage für ein effizientes Controlling und damit die Basis für die Steuerung durch das Travel Management.

Erstellung und Veröffentlichung: Was gilt es zu beachten?

Bei der Formulierung von Reiserichtlinien hat sich eine Zweiteilung bewährt: Ein Basisteil beinhaltet langfristig geltende Regelungen, zum Beispiel die Abläufe für Reisekostenabrechnungen. Ein zweiter, variabler Teil – heute meist in Form von Anlagen und Hyperlinks auf weiterführende Dokumente – beinhaltet wichtige Kontaktdaten, Informationen zu Verpflegungspauschalen und andere (meist jährlich anzupassende) Daten. Diese Zweiteilung erleichtert die kontinuierliche Aktualisierung – notwendig, weil sowohl die Situation im Unternehmen als auch die gesetzlichen Grundlagen einem ständigen Wandel unterliegen. Empfehlenswert für Reiserichtlinien ist ein Vorwort mit Bezug auf die Unternehmensziele. Dazu passend: Aussagen zur Unternehmensphilosophie und -kultur.

Unbedingt hilfreich ist eine Intranetversion mit guter Suchfunktion. Änderungen sind nachweislich allen Mitarbeitern zur Kenntnis zu bringen. Teilweise geschieht dies mittels E-Mail oder auch Anschreiben, die zu unterzeichnen sind, damit der Erhalt als rechtsverbindlich gilt. Der Hinweis auf die bindende Reiserichtlinie ist, wie die Betriebsordnung, als Bestandteil des Anstellungsvertrages aufzunehmen.

Global oder lokal?

Entsprechend der unternehmerischen Präsenz ist verständlicherweise auch regionalen Besonderheiten Rechnung zu tragen: Dazu sind viele Regelungen den jeweiligen Märkten anzupassen. Ähnliches gilt für die Beachtung der jeweiligen nationalen steuerrechtlichen Bestimmungen. Eine „Umbrella-Richtlinie“ legt die Rahmenbedingungen für das gesamte Unternehmen fest (z.B. Flugklassen, Vertragspartner und Buchungswege).

Gefragt: klare Kommunikation und Durchsetzung!

Der Auftrag, neue oder veränderte Reiserichtlinien zu installieren, muss verständlicherweise von der Geschäftsleitung kommen. Dazu gehört auch, eindeutig zu klären, wer die Einhaltung der Regeln zu prüfen und wenn notwendig mit entsprechenden Konsequenzen zu reagieren hat.

Mögliche Ahndungen finden sich im Kapitel „Folgen bei Zuwiderhandlungen“. Deren Umgang ist auch eine Frage der Unternehmensphilosophie: Von der Freigabe, Richtlinien auf eigene Kosten zu umgehen, bis zum absoluten Verbot der Annahme eines kostenfreien Upgrades gibt es viele Facetten. Empfehlenswertes Grundprinzip: Überzeugung kommt vor Drohung – Sensibilisierung für entsprechende Notwendigkeiten vor der Durchsetzung arbeitsrechtlicher Konsequenzen.

Checkliste Reiserichtlinien

Der VDR hat für seine Mitglieder ein neues Standardinstrument geschaffen: Die „Checkliste Reiserichtlinien“ gibt, in Kooperation mit btm4u Andrea Zimmermann, einen Überblick zu den möglichen Inhalten von Reiserichtlinien. Die langjährig erprobte btm4u-Checkliste wurde gemeinsam mit dem VDR-Fachausschuss Mittelstand ergänzt und steht den Mitgliedern nun zum kostenfreien Download zur Verfügung. Mit den dort vorliegenden Inhaltsvorschlägen und Tipps lässt sich eine Richtlinie klar und vollständig strukturieren. Nicht alles muss hinein, aber es lässt sich so rasch prüfen, ob Wichtiges fehlt.

Zu guter Letzt: Eine gute Richtlinie ist fair. Sie unterstützt das Unternehmen bei der Kostensteuerung – und sie unterstützt die Reisenden bei der Einhaltung der Vorgaben.

Weiterführender Link: http://www.vdr-service.de/mitglieder-service/standardinstrumente0/allgemeine/checkliste-reiserichtlinie/ („nur für VDR-Mitglieder“)
Andrea Zimmermann
Andrea Zimmermann greift auf über 20 Jahre Erfahrung auf den Gebieten Travel-, Fuhrpark- und Veranstaltungsmanagement zurück. 1987 baute sie für die rund 15.000 Mitarbeiter eines internationalen Handelskonzerns eine Serviceabteilung auf. Im Fokus standen neben der Reisestelle, die Reisekostenkontrolle, die Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und Incentives für Mitarbeiter und Gäste. Sie ist ausgebildete Moderatorin und ist gefragte Referentin auf Fachsymposien und Messen. An der VDR-Akademie bildet sich Travel Manager weiter. Mit dem Business-Coaching begleitet sie Einzelpersonen in der persönlichen Entwicklung. Sie ist Autorin mehrerer Fachbücher und Fachartikel zum Thema Reisemanagement, unter anderem veröffentlichte sie „Wirksame Reiserichtlinien" und „Geschäftsreisekosten - Auswahl und Einführung effizienter Abrechnungssysteme" im Alabasta Verlag 2000, München. In 2003 gründete sie die Unternehmensberatung btm4u-Andrea Zimmermann. btm4u ist spezialisiert auf Themen rund um Travel-, Mobility- & Veranstaltungs-Management. btm4u unterstützt Unternehmen beim Aufbau entsprechender Ressourcen und bietet Training on the job für (angehende) Travel Manager.
Rob Wilson/shutterstock.com; Dusit/shutterstock.com