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Ehrenamtliche Arbeit in Fachausschüssen:

Geben – und nehmen

Mitglieder des VDR engagieren sich ehrenamtlich in derzeit zwölf Fachausschüssen. Hier tauschen sich Experten zu speziellen Themen aus. Dabei entstehen Hilfsmittel wie Leitfäden und Checklisten – erarbeitet von Mitgliedern für Mitglieder –, die dann allen im VDR kostenfrei zur Verfügung stehen. Ehrenamtliches Engagement für eine Branche in permanentem Wandel. Ein Blick hinter die Kulissen.

Geben – und nehmen
Zug“, „Bäumchen“, „Smartphone“ und eine „Zahlenreihe“: Blau auf Weiß zieren symbolische Icons die Namensschilder zahlreicher Teilnehmer einer Veranstaltung des deutschen GeschäftsreiseVerbands. „Wir sind die ´1,2,3s‘“, sagt die Leiterin des Fachausschusses Kennzahlen, Klaudia Komisaruk, und lacht. Wie Orden tragen die Kennzahlen-, Bahn-, Nachhaltigkeits- oder Technologie-Experten ihre Buttons auf der Brust. Das kleine blaue Icon zeigt ihre Zugehörigkeit zu einem Fachausschuss – und ist Zeugnis ihres ehrenamtlichen Engagements.

Die Fachausschüsse stehen dem VDR-Präsidium neben den Regionen als Gremien zur Seite. Bis zu 20 Teilnehmer pro Gremium diskutieren dort aktuelle Entwicklungen innerhalb spezieller Themenfelder, formulieren und gestalten aber dann auch Lösungen und Hilfsmittel für die tägliche Arbeit. So sind in den vergangenen Jahren mehr als 30 umfassende Tools, Checklisten, Vorlagen und Leitfäden entstanden. Frei nach dem Motto „Man muss das Rad nicht neu erfinden“ nutzen die VDR-Mitglieder die Standardinstrumente, um in ein Thema einzusteigen, sich Anregungen zu holen oder es komplett in die betrieblichen Abläufe zu integrieren.

Fachausschussarbeit: Erfahrungen jenseits des Tellerrandes

Ein direkter Vorteil der Fachausschussarbeit ist aber auch der Aufbau praktischer Erfahrung und das persönliche Networking während der Sitzungspausen.

Eine gute Voraussetzung für eine effektive und objektive Fachausschussarbeit ist es, wenn der Kreis heterogen ist. Der Kennzahlen-Ausschuss achtet streng darauf, dass möglichst aus jedem Bereich des Mobilitätsmanagements ein Vertreter im Fachausschuss sitzt. Das erweitert den Blickwinkel und professionalisiert die Arbeit. So sitzen Hotel-, Mietwagen-, Bahn-, Airline-, Kreditkarten-, Reisebüro- und Technologie-Vertreter neben Event- und Travel Managern – aus dem Mittelstand, aber auch aus großen Unternehmen wie SAP. „Die Mischung macht‘s“, erklärt Klaudia Komisaruk. Zwei Jahre lang hatte der Fachausschuss pausiert, 2007 rief die Key Account Managerin bei BCD Travel Germany ihn wieder ins Leben.
Komisaruk ist Kennzahlen-Freak durch und durch. In ihr Ehrenamt – neben der Fachausschussleitung betreut sie auch noch die Region Mitte – steckt sie viel Zeit und Leidenschaft. Oft verbringt sie den Feierabend oder das Wochenende damit, Sitzungen und Vorträge vorzubereiten. Ohne das Verständnis und die Fürsprache ihres Chefs, der ihr Engagement im VDR unterstützt, wäre das nicht möglich. „Es ist ein schmaler Grat“, sagt Komisaruk. „Wenn ich merke, es wird zu viel, dann muss ich mich ausbremsen. Immerhin ist es ehrenamtliche Arbeit – mein Hauptberuf geht einfach vor.“

Der Verband profitiert von seinen ehrenamtlichen Mitgliedern. Ohne sie wäre das Kernstück, der Aufbau eines Informations- und Synergiezentrums, überhaupt nicht möglich. „Das Know-how kommt direkt aus der Mitgliedschaft“, sagt VDR-Hauptgeschäftsführer Hans-Ingo Biehl. „Dort sitzen die Travel-, Event- und Fleet-Manager, die Anbieter, Professoren und Berater, die sich tagtäglich in der Praxis oder wissenschaftlich mit unserem Thema, der betrieblichen Mobilität, auseinandersetzen. Unsere Aufgabe ist es, Rahmenbedingungen zu schaffen und die Kompetenzentwicklung zu unterstützen.“ Die Expertenkreise werden deshalb von Mitarbeiterinnen der VDR-Service GmbH betreut. Neben ihren Hauptaufgaben im Verband – Veranstaltungsmanagement, Marketing, PR oder Aus- und Weiterbildung – sind die Damen in Frankfurt jeweils Ansprechpartner für ein bis zwei Fachausschüsse. Die Betreuung geht oft über die Organisation von Sitzungen und Protokollführung hinaus. „Als Geisteswissenschaftlerin kannte ich ‚Kennzahlen‘ nur vom Hörensagen“, berichtet Julia Anna Eckert, beim VDR für die Kommunikation zuständig. „Aber in das Thema bin ich hineingewachsen, und mittlerweile liegen mir mein Fachausschuss und die dort besprochenen Inhalte richtig am Herzen.“ Auch als Ersatz für ihre Fachausschussleiterin ist Julia Eckert schon eingesprungen – auf einem Regionaltreffen hat sie kurzerhand einen Vortrag über Kennzahlen gehalten.

Bei Veranstaltungen des VDR sind die Fachausschüsse eingebunden. Sie gestalten Fachprogramme mit, holen in Workshops Feedback zu Projekten ein, stellen neue Standardinstrumente vor oder diskutieren als Experten auf dem Podium über aktuelle Entwicklungen im Markt. Einmal im Jahr gibt es außerdem eine gemeinsame Sitzung der Regional- und Fachausschussleiter. Dann tauschen sich die „1,2,3s“ mit den „Bäumchen“ und „Smartphones“ rege aus – gemeinsam sind sie das Herzstück des Verbandes.

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