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Ausgaben für Miet- und Leasingfahrzeuge:

Einen Gang runterschalten

Die Ausgaben für Mietwagen haben innerhalb eines Jahres um zehn Prozent zugelegt. Der Bedarf wächst – auch, weil so mancher im Leihwagen eine Leasing-Alternative sieht. Wie lassen sich, insbesondere von Travel Managern und Fuhrpark-Verantwortlichen, die besten Konditionen ansteuern?

Einen Gang runterschalten
2011 rollten 42,9 Millionen Pkw über Deutschlands Straßen. Bis Ende 2011, also vor Beginn der aktuell rückläufigen Absätze, war die Gesamtzahl der Neuzulassungen gegenüber dem Vorjahr noch um 6,1 Prozent gestiegen. Bei den Autovermietern stieg die Zahl der Neuzulassungen dagegen um 32,4 Prozent! Der Bedarf an Mietfahrzeugen ist also hoch. Gewerblich sind – neben geleasten und gekauften Fahrzeugen – auch immer

Aber liegt es nicht näher, ein Fahrzeug zu leasen, als es zu leihen? Ja und nein: Die Laufzeiten beim Leasing bewegen sich in aller Regel zwischen 24 und 54 Monaten – da fehlt so manchem Interessenten die nötige Flexibilität. Autovermieter servieren dagegen „Mobilitäts-Services“ mit „bedarfsgerechten Laufzeiten“ – und dadurch keine Kosten mehr durch „ungenutzte und entsprechend teure Fuhrpark-Kapazitäten“. Tatsächlich kann, wer heute einen Leihwagen mietet, problemlos das „Rundum-sorglos-Paket“ bestellen, kann außerdem, je nach aktuellem Nutzungsbedarf, einfacher zwischen verschiedenen Fahrzeugen wechseln, kann durch Variationen von Kurz- und Langzeitmieten Bedarfsspitzen ideal abdecken, kann durch den einfacheren Wechsel auf neuere Fahrzeuge ggf. sogar anspruchsvollere Umweltstandards erfüllen.

Großkunden sind für Autovermieter verständlicherweise besonders interessant. Immerhin verteilen sich auf etwa 1,6 Millionen Firmenfuhrparks in Deutschland satte 4,3 Millionen Flottenfahrzeuge (Pkw und Kleintransporter). Entsprechend offensiv klingen die Versprechungen der Vermieter: Kostentransparenz, eine intensive Analyse des bestehenden Fuhrparks, Zeit- und Kostenvorteile von 20 und mehr Prozent – zum Beispiel durch „minimierten Verwaltungsaufwand“ und „Einkaufsvorteile durch Großkundenkonditionen“. Ein weiterer dicker Wurm am Haken: Wer einen Wagen mietet, braucht weder Kredit- und Bonitätsprüfungen noch den beim Leasing häufigen Ärger mit Reparatur- und Restwertrisiken zu befürchten.

Ob dem Fisch der für all das zu entrichtende Preis allerdings schmeckt, steht auf einem anderen Blatt. Wie mobil ist die automobile Verleihbranche wirklich, wenn es um Kosteneinsparungen geht? „Sicher können Fahrzeugverleiher bei langfristigen Vermietungen günstige Raten darstellen“, sagt Thomas Bruns, professioneller Fuhrparkberater und Geschäftsführender Gesellschafter der Bruns Fuhrparkmanagement GmbH in Hemmingen. „Aber selbst dann können sie nicht billiger sein als Leasinganbieter. An die Vorteile eines langfristigen Leasingvertrages kommt man damit nicht ran. Auch wegen des beim Leasing kalkulierbaren Schadensfreiheitsrabattes bzw. der vereinbarten Selbstbeteiligung.“

Als Privatmann chancenlos

Sucht man privat nach einem Leihwagen, kommen einem die genannten Konditionen nicht wirklich günstig vor: Bei einem VW Golf, eher sparsam ausgestattet, bewegt sich bei klassischen Anbietern (u. a. Europcar, Avis) und einem Tag Mietdauer unter 100 Euro am Tag wenig. Im Monat wären das fantastische 3.000 Euro. Anders wenn man mit einer längeren Mietzeit oder gar einem Großauftrag winkt: Bei einwöchiger Miete schwankt der Tagespreis zwischen circa 33 und 42 Euro. Und bei einjähriger Miete kostet der Golf pro Tag um die 28 Euro. Klingt günstig, summiert sich übers Jahr aber immer noch auf über 10.000 Euro – Schnäppchen sehen anders aus! „Anders als bei der privaten Fahrzeuganmietung können Firmen mit Autoverleihern Rahmenabkommen schließen, in denen eine Mindestanzahl von Fahrzeugen und Miettagen vereinbart wird”, erläutert Bruns. „Dadurch lassen sich die Preise deutlich reduzieren. Die Versicherungskosten sind allerdings auch dabei nicht beeinflussbar.” Inklusive Mehrwertsteuer sinkt der Preis für einen Monat Golf fahren dadurch schon mal auf 23 Euro pro Tag.

Preisbildende Marktmechanismen

Der sogenannte Restwert ist für Verleiher wie auch Leasingfirmen ein wichtiger preisbildender Faktor – neben der Fahrzeug-Einkaufskondition sowie dem für die Finanzierung zu entrichtenden Zinssatz. Mit dem Unterschied, dass beim Leasing der Leasingnehmer die Zinsen bezahlt, und beim Leihwagen der Verleiher. Der größte Wertverlust tritt in den ersten zwei Jahren ein. Die günstigsten Leasing-Eckdaten sind deshalb 48 Monate bei 30.000 Kilometer jährlicher Fahrleistung. Am häufigsten vereinbart werden dagegen 36 Monate und 30.000 Kilometer. Doch ob geleast oder geliehen: Problematisch wird die Fahrzeugrückgabe, wenn plötzlich jeder Kleinstschaden berechnet wird. Solche überraschenden Kosten sollten Fuhrparkverantwortliche unbedingt schon im Vorfeld minimieren, und zwar anhand eines vernünftig gestalteten Schadenkatalogs, für den es entsprechende Standards bzw. Vorgaben gibt.

Leasen? Leihen? Beides!

Mietwagen kommen immer dann in Betracht, wenn die Nutzungsdauer kurz oder unkalkulierbar ist: zum Beispiel bei saisonabhängigen Geschäftstätigkeiten, Auf- bzw. Abbau eines betrieblichen Fuhrparks oder wenn bei Neueinstellungen Dienstwagen-Anspruch und Probezeit zusammenkommen. Es gilt also, situationsgerecht zu entscheiden. Ideal, wenn ein Anbieter die Kombination aus Mieten und Leasen ermöglicht. „Die Zielsetzung bleibt dabei immer, den größten Bereich mit Leasingfahrzeugen abzudecken“, sagt Michael König, Manager General Affairs bei Sharp Electronics. Er empfiehlt, nicht zwischen Travel Management und Fleet Management – und damit auch der Zuständigkeit für Mietwagen und Leasing – zu trennen: „In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße erzielt man in den meisten Unternehmen Synergien, wenn beide Bereiche in einer Abteilung für Mobility Management zusammengeführt werden.“

Im VDR ist König Leiter des Fachausschusses Flottenmanagement, dessen Arbeit unter anderem zur Produktion fachspezifischer Leitfäden und eines modular aufgesetzten Ausschreibungskatalogs für Leasingfahrzeuge führte (online unter www.vdr-service.de/fachthemen/fachausschuesse/flottemietwagen). Hinzu treten Seminarangebote der VDR Akademie: „Als Travel Manager bekommt man die Zusatzverantwortung für den Fuhrpark ja häufig per Handauflegen”, schmunzelt König. „Ganz im Sinne von ,wir brauchen da jetzt jemanden, mach du das mal mit’. Deshalb vermitteln wir zum Thema ‚Flottenmanagement im Travel Management’ mit eintägigen Seminaren auch Basisinformationen zu Haftung, Car Policy, Ausschreibung und wirtschaftlichem Leistungseinkauf.“

Auslagern? Einlagern? Beides funktioniert!

Fuhrparkberater und -verwalter favorisieren verständlicherweise die externe Fuhrparkverwaltung. So auch Thomas Bruns: „Am günstigsten ist es, wenn der Kunde uns das ganze Paket gibt. Auf diesem Weg können Unternehmen, im Vergleich zu einem im eigenen Haus verwalteten Fuhrpark, 15 bis 30 Prozent der Fahzeugkosten sparen.“ Eine weitere Möglichkeit, insbesondere für Großunternehmen, stellen „Implants” dar: Mitarbeiter eines Fahrzeugvermieters oder Leasinggebers übernehmen – direkt im Unternehmen des Kunden – Organisations- und Koordinationsaufgaben. Externes Expertenwissen findet so ins Unternehmen, Mitarbeiteraufwand und -kosten sinken.

Qual der Wahl – per Ausschreibung

Wer auch noch das allerletzte Prozent Einsparungspotenzial mobilisieren will, initiiert eine Ausschreibung sämtlicher Fuhrparkleistungen. Der Aufwand ist erheblich und dauert mehrere Monate. Das Unternehmen muss vorab sehr genau den eigenen Bedarf analysieren und definieren, um Ausschreibungsunterlagen mit entsprechend standardisierten Anforderungen formulieren zu können. Nur wenn das gelingt, lassen sich die tatsächlichen Angebote miteinander vergleichen! Neben dem VDR hat auch der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) hierzu in seinem „Leitfaden und Best Practice aus der BME-Fachgruppe Fuhrparkmanagement” auf 88 Seiten eine Arbeitsgrundlage geschaffen.

Tipps für die Leihwagenbuchung:

Ob Einzelfahrzeug oder Fuhrpark: Schätzen Sie möglichst realistisch Ihren tatsächlichen Bedarf ab. Definieren Sie für sich Fahrzeug- und Anbieterkriterien – und unterscheiden Sie dabei zwischen „Muss“- und „Kann“-Kriterien. Standardpreise sind keine vernünftige Ausgangsbasis für Verhandlungen. Erfragen Sie zur Orientierung die günstigsten Sonderkonditionen des jeweiligen Anbieters. Verlangen Sie einen klar ausgewiesenen Gesamtmietpreis. Vereinbaren Sie kostenlose Upgrades, wenn die vereinbarte Fahrzeugklasse ausgebucht ist. Prüfen Sie die Rückgabemodalitäten auf versteckte Zusatzkosten. Klären Sie vor Vertragsunterzeichnung Zusatzleistungen wie u. a. Winterbereifung. Seien Sie (nach Möglichkeit) bei der Modellauswahl flexibel. Die „ACRISS”-Klassifikation hilft, ähnliche Modelle anhand bestimmter Ausstattungsmerkmale wie zum Beispiel Compact („C“), Limousine („L“), manuelle Schaltung („M“), Klimaanlage („R“) vergleichbar zu machen. Vorsicht vor preistreibender Zusatzausstattung! Verlangen Sie (bei Anmietung mehrerer Fahrzeuge) die schriftliche Vereinbarung eines Schadenskatalogs, der Schäden und Erstattungsmodalitäten eindeutig und moderat regelt. Unabhängige Berater bieten die Überprüfung von Leih- und Leasingkonditionen. Sie finanzieren sich (gemäß Absprache) aus einem Teil der von ihnen vermittelten Einsparung. Zu Verhandlungen über die Kosten sollten Fuhrparkmanager immer den Einkaufsverantwortlichen hinzuziehen.


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