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Abteilung, Aufgabe und Akzeptanz:

Eigentlich „Chefsache“ …

Travel Manager tragen viel Verantwortung. Auch deshalb würden sie manch eines ihrer Anliegen gern zur „Chefsache“ machen. Doch der CEO ist meist fokussiert auf Entwicklung, Vertrieb und Marketing – das Travel Management soll bitte schön funktionieren. Und nun? Frust schieben ist keine Lösung. Starke Travel Manager können und sollten ihre gestalterischen Chancen nutzen!

Eigentlich „Chefsache“ …
Jedes Unternehmen „tickt” strukturell auf seine ganz eigene Art und Weise: streng hierarchisch top-down, ebenfalls hierarchisch, aber mit weitgehend souveränen Abteilungen, vermeintlich basisdemokratisch mit flachen, kaum mehr spürbaren Hierarchien oder gar mit hochflexibler Unit-Struktur, bei der sich die Teams in Abhängigkeit von der jeweils zu bewältigenden Aufgabe immer neu konfigurieren.

Doch während in klassischen Abteilungen wie Entwicklung, Vertrieb oder Marketing die jeweiligen Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse meist eindeutig adressierbar sind, hängen viele fürs Travel Management zuständigen Kollegen „in der Luft” – und das in fast allen oben genannten Strukturen. Abgesehen von Großunternehmen, in denen auch das Travel Management eine vielköpfige Abteilung darstellt, sind es oft ein oder zwei Mitarbeiter, die den Bereich Reisebuchungen managen. Inhaltlich wird bei ihnen wiederum gern alles „geparkt”, was andere Abteilungen erklärtermaßen „nicht auch noch leisten können”: unter anderem Eventmanagement, Fuhrparkbetreuung, aber auch Personal- und Recruitmentaufgaben. In dieser Situation hat es oft besonders schwer, wer sukzessive und ohne formale Ausbildung in den Aufgabenbereich Reiseorganisation hineingewachsen ist.
Wohl dem, der eine moderne Ausbildung zum Travel Manager durchlaufen hat oder aber zumindest aus praktischen Erfahrungen in anderen Abteilungen weiß, wie der Hase läuft! Denn hier wie dort kann er viel lernen: die eigene Abteilung als Profit-Center führen oder sie zumindest so betrachten. Mit Aufwand- und Nutzenanalysen die Arbeit der Abteilung effektiver gestalten. Mit systematischer Kostenanalyse Einsparpotenziale identifizieren und realisieren sowie weitere Potenziale per Schulung, Beratung und Softwareaktualisierung ausloten.

Entscheidend: Leistungen sichtbar machen!

Vor allem aber gilt es, alle abteilungseigenen Aktivitäten sichtbar zu machen! Ob in Form von Excel-Tabellen, Grafiken, professionell gestalteten Powerpoint-Präsentationen, persönlichen Gesprächen mit der Geschäftsführung und anderen Ressortleitern oder informativen Rundschreiben und Newslettern: Ohne Selbstverliebtheit, aber immer mit Blick auf eindeutig dokumentierbare Leistungen und Entwicklungen sollte jeder Travel Manager seine Chancen ergreifen, den Sinn und Nutzen der eigenen Abteilung sowie bereits erzielte Verbesserungen – zum Beispiel auch in Form von Jahresvergleichen – darzustellen. Gelingt das, wird ihm mehr Aufmerksamkeit und Anerkennung zuteil – auch seitens der Unternehmensführung. Natürlich bringt all das wiederum Arbeit mit sich. Aber es lohnt sich: Hat die eigene Abteilung ein klares Profil, fallen konstruktive Verbesserungsideen und -wünsche, zum Beispiel auch nach personeller Aufstockung, auf fruchtbaren Boden.


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