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Abschaffung der Kampfzone

Economy oder Business Class? Drei oder fünf Sterne? Die Wirtschaftskrise hat das Spannungsfeld zwischen Sparvorgaben und den Komfortansprüchen der Geschäftsreisenden verschärft. Intelligente Geschäftsreiselösungen wie Amadeus e-Travel Management helfen, den Balanceakt zu meistern – mit hoher Automatisierung, umfassender Auswahl an Reiseangeboten und integrierter Berücksichtigung der Reiserichtlinien.

Abschaffung der Kampfzone
Am Arbeitsplatz eines Travel Managers prallen mit Wucht gegensätzliche Interessen aufeinander: Die Geschäftsführung des Unternehmens setzt den Kosten klare Grenzen. Die Reisenden dagegen möchten bequem und mit ihrer bevorzugten Airline fliegen, weich schlafen und am liebsten mit einem Anruf im Reisebüro alles erledigt haben. Und die Vielflieger unter ihnen gehen auch schon mal ganz eigene Wege, wenn sie sich von Airlines und ihren Apps mit Meilen zur Direktbuchung verlocken lassen, ohne übermäßig auf den Preis zu achten. Die Buchhaltung murrt dann über uneinheitliche Abrechnungsprozesse.

Die Travel Manager in Deutschland kommen gut damit zurecht, dass alle Seiten an ihnen zerren. Die Wirtschafts- und Finanzkrise der vergangenen Jahre hat ihnen Respekt verschafft. „Vor allem in Krisenzeiten erkennen Chefs die Einsparpotenziale“, schreibt der Verband Deutsches Reisemanagement in der „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2012“. Im Jahr 2010 gaben 60 Prozent der von der Wirtschafts- und Finanzkrise betroffenen Unternehmen an, dass Restriktionen und Alternativen zum Reisen auch über den Aufschwung hinaus Bestand haben. Das Fazit: „Travel Manager haben ihre Unternehmen dadurch vor automatischen Kostensteigerungen geschützt.“

Das wird anerkannt. Und so überrascht es nicht, dass heute sieben von zehn Travel Managern planen, die Ausgaben um bis zu 25 Prozent zu reduzieren, wie eine Umfrage von Hermes Management Consulting im Auftrag von Amadeus ergab. Doch wie können sie dieses Ziel selbstbewusst umsetzen, ohne dass die Reisenden die Klingen wetzen?

Sie holen sich – ausgestattet mit einem Mandat der Geschäftsführung – einen starken Verbündeten ins Boot: die Geschäftsreiselösung . Das Potenzial für die erfolgreiche Nutzung von Geschäftsreiselösungen ist groß, denn allein 92 Prozent heutiger Flugbuchungen, so die Hermes-Studie weiter, sind einfache Flüge oder Hin- und Rückreisen zwischen zwei Flughäfen und damit für die Online-Buchung bestens geeignet.

Mit Hilfe der Technik wird aus der Kampfzone über dem Schreibtisch ein gemeinsames Projekt. Das gilt ganz unabhängig davon, ob der Travel Manager alle Kollegen mit Vornamen kennt oder zwischen einem mehrköpfigen Vorstand und 10.000 Angestellten in mehreren Ländern steht.

Mit Amadeus e-Travel Management buchen die Reisenden selbst und sind so in die Entscheidung eingebunden, mit wem sie fliegen und wo sie schlafen. Weil ihnen das System die Angebote der Fluggesellschaften inklusive Low-Cost-Carrier und der Bahn transparent und in einer Oberfläche zeigt, fällt es leicht, alle relevanten Quellen zu vergleichen und die optimale Verbindung auch unter Berücksichtigung des besten Preises zu finden. Und die kann auch aus einer Kombination von Flug und Bahn bestehen.

Ähnliches gilt für die Hotelbuchung: Amadeus e-Travel Management steuert die Hotelangebote plus jene von Hotel-Aggregatoren wie HRS in die Auswahl, und alle Häuser können über digitale Stadtpläne gesucht und miteinander verglichen werden. Die Buchung selbst funktioniert schnell und einfach.

Gleichzeitig legt das System den Reisenden unaufdringlich, aber deutlich nahe, innerhalb der Reiserichtlinien zu bleiben, die verhandelten Tarife zu wählen und den präferierten Leistungsträgern tatsächlich den Vorzug zu geben. Das Travel Management legt fest, wie viel Spielraum dabei erlaubt ist.

All das senkt die direkten Reisekosten. Der hohe Grad an Automatisierung rückt aber auch den indirekten Kosten zu Leibe. Das umfangreiche , das mit langfristigen Verträgen 425 Airlines, 110.000 Hotels plus Hotel-Aggregatoren wie HRS, 30 Mietwagenfirmen und 40 Bahngesellschaften auf einem Bildschirm zusammenführt, macht die aufwändige Suche in anderen Kanälen überflüssig. Online-Buchungen sind zudem bei Reisebüro-Partnern gern gesehen, die das mit niedrigeren Serviceentgelten belohnen. Ausgefeilte Reporting-Funktionen verschaffen dem Travel Management einen stets aktuellen Überblick. Es kann, wo nötig, steuernd eingreifen.

Und weil alle Buchungsdaten in einem Vorgang gespeichert werden, kann das Reisebüro zum Beispiel bei einer Umbuchung außer den Flug- auch die Hotel- und Mietwagen-Reservierungen unmittelbar bearbeiten. Das verhindert, dass ein Reisebüro zwar den Flug umbucht, dabei aber das Hotel vergisst und dadurch der Reisende nach einem langen Flug ohne Hotelbuchung dasteht.

Und was ist mit Reisenden, die ihre Reise gern auf dem Smartphone verfolgen und ein offenes Ohr für die Verlockungen der Airline-Apps haben? Für sie arbeitet Amadeus e-Travel Management eng mit CHECKMYTRIP Premium zusammen. Über diese App erhalten Reisende ihre Daten aufs Endgerät – und zwar stets aktuell: Aktualisierungen durch das Reisebüro, aber auch Verspätungen werden automatisch übermittelt, sodass die Reisenden jederzeit eine vollständige Übersicht über ihre Reisepläne haben.

Amadeus e-Travel Management bietet also viele Stellschrauben, um die Online-Prozesse an die Bedürfnisse der Travel Manager anzupassen. Weil viele Unternehmen darüber hinaus spezielle Anforderungen stellen, ergänzt der Geschäftsbereich „Solutions“ Amadeus e-Travel Management auf Wunsch mit individuellen Funktionen. Und zwar ganz auf den Bedarf deutschsprachiger Kunden zugeschnitten, denn Amadeus Germany in Bad Homburg verfügt als einer der größten Standorte des Konzerns über einen eigenen Stab erfahrener Entwickler, die genau wissen, was wie machbar ist.

Amadeus e-Travel Management hat schon viele Bewährungsproben bestanden. 2012 stellte beispielsweise der Pharma- und Chemiekonzern Merck KGaA die deutschen Niederlassung auf die Geschäftsreiselösung um. 3.000 reisende Merck-Mitarbeiter aus Deutschland produzieren im Jahr 52.000 Geschäftsreisen im Wert von etwa 40 Millionen Euro. Das Travel Management schätzt zum Beispiel den ständigen Abgleich mit den Reiserichtlinien und die übergreifende Darstellung von Flügen und Hochgeschwindigkeits-Bahnen in einer Oberfläche. Denn oft sind Flüge günstiger als eine Bahnfahrkarte – und das Tool erlaubt die schnelle Kombination der besten Varianten.

„Amadeus e-Travel Management ist ein integrierbares, globales System“, heißt es aus der Konzernzentrale in Darmstadt. „Mit ihm gelingt es, das Reiseaufkommen in Zusammenarbeit mit dem Reisebüro effizienter abzuwickeln, die Fehlerquellen zu minimieren und die Prozesse insgesamt zu vereinfachen.“ Nach wuchtigen Konflikten klingt das nicht.


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